Zuständigkeit

Ausschließlich das Computerreferat des AStA ist für die Mailing-Infrastruktur folgender Bereiche zuständig:

• Alles im AStA/StuVe Kontext
  • Das umfasst insbesondere alle auf Flyern, Briefbögen oder Web Seiten von Veranstaltungen veröffentlichte Mailadressen.
  • Aber auch nicht-veröffentlichte interne Adressen sind damit gemeint.

• Alle Adressen mit der Struktur stuve.<name>@[lists.]uni-ulm.de

• Alle Listen in der Kategorie "AStA/StuVe" des kiz Listenservers

Wenn du also mit einem Thema beauftragt oder einer Aufgabe betraut bist und eine neue Email-Adresse brauchst oder an einer vorhanden Adresse etwas ändern willst, muss dies mit dem Computerreferat (<stuve PÜKTERLEIN .compu ÜÜÜÜÜ ter@ ÄT uni-ulm. POIT de>) abgepsprochen werden.

Meistens werden die Änderungen automatisch z.B. nach Personalwahlen durch die Sitzungsleitung (<stuve PÜKTERLEIN .sitzungs ÜÜÜÜÜ leitung@ ÄT uni-ulm. POIT de>) veranlasst.

Vorgehen für neue Mail-Adressen oder Änderungen

Bei schon existierenden Strukturen

1. Euer Referat, Bereich, Veranstaltung, Gruppe, AK oder ähnliches existiert offiziell durch einen Beschluss der StuVe und ist damit auf den Personalia Seiten im Wiki abgebildet.

2. Ihr wünscht euch eine neue Mail-Adresse, Mailingliste oder sonstiges mit Mailing. Das kann eure erste Adresse oder eine weitere Adresse bspw. für einen Newsletter oder Diskussionen sein.

3. Ihr schreib eine Mail an <stu NO ve.co SPAM mputer@uni-ulm.de> die mindestens folgende Informationen enthält:

   • Der Name eures Referats, Gruppe, AK, Veranstaltung.
   • Der Wunschname eurer neuen Mail-Adresse.
   • Die Nutzungsabsicht der neuen Mail-Adresse.
   Es kann auch sein, dass dies direkt von der Sitzungsleitung auf der entsprechenden Sitzung oder einem Treffen im echten Leben erledigt wurde.

4. Das Computerreferat legt fest, welche Adresse euch tatsächlich gegeben werden kann und richtet diese ein. (Wir halten uns an ein Schema wie stuve.<referat>-<unterliste>@uni-ulm.de .)

5. Ihr bekommt eine Mail sobald die neue Adresse existiert, darin steht dann auch wie sie zu verwenden ist.

Bei konzeptionellen Änderungen wendet ihr euch ausschließlich an das Computerreferat. Bei einer Mailingliste verwaltet ihr natürlich selbst die Moderation, die Mitgliederliste und die allgemeine Konfiguration. Auch die Übergabe einer Mailingliste (Moderation und Besitzer) an einen Nachfolger sollte von selbst funktionieren. Infos dazu hier: Mailinglisten.

Bei neuen Strukturen

1. Die StuVe beschließt, dass es was geben soll oder jemand etwas macht (AK, Referat, Gremium, Beauftragter, Veranstaltung, ...).

2. Die Sitzungsleitung fängt die Leute ab und kümmert sich um die Basis Infos, nämlich Kontaktdaten, Namen des ganzen, und gibt ein AK Howto mit (in dem zentrale Infrastruktur beschrieben wird).
3. Das Ergebnis wird unmittelbar (also gleichzeitig mit Arbeitsbeginn und nicht erst mit dem Protokoll) auf der Personalia Seite im AStA Wiki von der SL dargestellt.
4. Das Computerreferat bekommt diese Änderungen mit (die Seiten wurden abonniert) oder wird bei grossen oder besonderen Änderungen aktiv von der SL informiert.
5. Falls klar ist das eine Änderung nötig ist (z.B. im Falle Neuwahlen bei Referaten) macht das Computerreferat diese selbstständig passend.
6. Falls unklar ist, ob überhaupt eine Adresse oder Änderung erforderlich ist warten wir auf eine Anfrage. Der Zuständige muss also selbst aktiv werden.
7. Falls eine Änderung unverständlich ist fragen wir den für Mailing Zuständigen der Sitzungsleitung.
8. Ist die neue Adresse angelegt bekommen die dafür Verantwortlichen eine Mail, in der dann auch steht wie sie zu verwenden ist.

Verantwortlichkeiten

Bei Mailinglisten

Siehe auch Mailinglisten.

Betreuer

Der oder die zuständigen Betreuer einer Mailingliste werden auf den Personalia Seiten besonders markiert (z.B: mit einem *); ändert sich die Zuständigkeit mal, einfach selbst dort umtragen oder über <stuve ÄÄÄÄ .sitzungsleitu OOO ng@ ÄTÄTTTÄTÄTÄ uni-ulm.de> eintragen lassen.

Die Betreuer werden im Normalfall als privilegierte Besitzer und Moderatoren vom Computerreferat eingetragen.

Mitglieder

Im Regelfall sind nur die Betreuer dafür verantwortlich die Mitgliederliste zu verwalten. Eine Ausnahme sind Veränderungen auf den Personalia Seite (z.B. durch Wahlen) die das Computerreferat machen muss, natürlich könnt ihr uns das auch abnehmen.

Moderation und Konfiguration

Nur die Betreuer sind für die allgemeine Konfiguration und die Moderation verantwortlich. Ihr dürft nicht:

• die Mailingliste umbenennen
• unseren administrativen Benutzer stuve.mailadmin von der Liste der Besitzer löschen

Diese Änderungen werden nur vom Computerreferat nach Absprache vorgenommen, ansonsten stimmt unser Stand nicht mehr.

Übergabe

Der aktuelle Moderator oder die Moderatoren sind für die Mitglieder auf der Liste und die Übergabe an einen Nachfolger verantwortlich. Klappt dies nicht, ist der Computerreferent noch in der Lage die Übergabe zu machen.

Erstellung

Alle Listen müssen immer vom Computerreferenten erstellt werden! Um sicherzustellen, dass das Adressschema eingehalten wird und das Computerreferat privilegierten Zugriff auf die Listen hat. Der genaue Ablauf ist bereits oben dokumentiert.

Sitzungsleitung

Die Sitzungsleitung ist verantwortlich den Stand bei der Besetzung aktuell zu halten. Dazu dienen folgende Seiten im AStA-Wiki:

• http://wiki.asta.uni-ulm.de/asta/Personalia und die entsprechenden Unterseiten

Mit dem Inhalt dieser Seiten wird nach Wahlen und Änderungen immer die Konfiguration der Mail Adressen aktualisiert.

Anforderungen/Grundsätze/Konzept

Für alle, die sich fragen woher die oben dargestellten Strukturen stammen, sollen hier kurz die Ideen hinter der Struktur dargestellt werden.

• Direkte Erreichbarkeit der gewählten Personen über eine Funktionaladresse. Je Referat muss eine Adresse existieren, die dann auch über die Referateverteilerliste erreichbar ist. (Weitere/andere Adressen, auch für andere wie z.B. Arbeitskreise oder Gremienmitglieder, sind optional.)

  • Die Referenten (und andere gewählte Personen, z.B. Ansprechpartner von Arbeitskreisen) sind der StuVe rechenschaftspflichtig. Um die Erreichbarkeit zu erleichtern gibt es die festgelegten Funktionaladressen, über die dann die momentan gewählten Personen erreichbar sein müssen. Die Erleichterung besteht darin, dass sich derjenige, der die momentan Zuständigen erreichen will, nicht direkt die Personen und dann auch noch deren Adressen ausfindig machen muss, sondern sie eben über Ihre Aufgabe an eine Adresse kommt.

• Zentrale Verwaltung aller eMail Adressen durch das Computerreferat.
  • Die Adressen müssen vom Computerreferat verwaltet werden, damit sie langfristig verfügbar bleiben und sichergestellt ist, dass auch die gewählten Personen hinter der Adresse stehen. Die an manchen Stellen sehr starren Schemata in der Umsetzung sind nötig, damit das Computerreferat ohne viele Individuallösungen beachten zu müssen arbeiten kann.
• Verwaltung der personellen Besetzung der Gremien, Ansprechpartner der Arbeitskreise und Referate durch die Sitzungsleitung. Dazu gibt es im AStA-Wiki die "Personalia"-Seiten, auf denen die über die Funktionaladressen zu erreichenden Personen aufgelistet sind.
  • Auf den "Personalia"-Seiten soll immer der aktuelle Stand der Verantwortlichen und Gewählten abgebildet sein, die Verantwortung dafür trägt die Sitzungsleitung im Rahmen ihrer Personalverantwortung. Deshalb stellt diese Seite die zentrale Ressource zur Umsetzung der Adressen (und anderer Dinge) dar. Die Abbildung der personellen Besetzung erfolgt für die Referate (momentan) 1:1 auf die Mailadressen, damit sichergestellt ist wer genau die Nachrichten bekommen, sollten z.B. einmal vertraulich Informationen verschickt werden. Bei allen anderen können sich die Gruppen wünschen worauf die Funtionaladresse verweisen soll.

• Die aufgeführten Anforderungen entstammen den Anforderungen der verschiedenen Aufgaben und Arbeiten in der StuVe. Sie mögen auf den ersten Blick bürokratisch erscheinen, haben aber primär den Sinn, die Zusammenarbeit und Koordination der heterogenen Einzelgruppen unter dem Dach der StuVe zumindest auf einem minimalen Level in Punkto Kommunikation/Erreichbarkeit sicherzustellen.

Weiterführende Info

/Infomail_Mailing

Status: fertig, Stand vom 2010-02-01 15:46:22