Zuständigkeit

Ausschließlich das Computerreferat ist zuständig für die Infrastruktur Mailing in den Bereichen:

Ablauf

Ablauf für eine Mail Adresse bei existierenden Strukturen

  1. Euer Referat, Bereich, Vranstaltung, Gruppe, AK existiert offiziell durch einen Beschluss der StuVe und ist damit auf den Personalia Seiten im Wiki abgebildet.

  2. Ihr wünscht euch eine neue Mail Adresse, Mailingliste oder sonstiges mit Mailing. Das kann eure erste Adresse oder eine weitere Adresse bspw. für einen Newsletter oder Diskussionen sein.

  3. Ihr schreib eine Mail an <stu NO ve.co SPAM mputer@uni-ulm.de> die mindestens folgende Informationen enthält:

    • der Name eures Referats, Gruppe, AK, Veranstaltung
    • der Wunschname eurer neuen Mailadresse
    • die Nutzungsart der neuen Mail Adresse

  4. Das Computerreferat legt fest, welche Adresse euch tatsächlich gegeben werden kann. ( Wir halten uns an ein Schema wie stuve.<referat>-<unterliste>@uni-ulm.de) .

  5. Ihr bekommt eine Mail sobald die neue Adresse existiert und wie sie zu verwenden ist.

Bei konzeptionellen Änderungen wendet ihr euch ausschließlich an das Computerreferat. Bei einer Mailingliste verwaltet ihr natürlich selbst die Moderation, die Mitgliederliste und die allgemeine Konfiguration.

Ablauf bei neuen Strukturen

  1. Die StuVe beschliesst, dass es was geben soll oder jemand was macht (AK, Referat, Gremium, Beauftragter, Veranstaltung).

  2. Die Sitzungsleitung fängt die Leute ab und kümmert sich um die Basis Infos, nämlich Kontaktdaten, Namen des ganzen, und gibt ein AK Howto mit (in dem zentrale Infrastruktur beschrieben wird).
  3. Das Ergebnis wird unmittelbar (also gleichzeitig mit Arbeitsbeginn und nicht erst mit dem Protokoll) auf der Personalia Seite im AStA Wiki von der SL dargestellt.
  4. Das Computerreferat bekommt diese Änderungen mit (die Seiten wurden abonniert) oder wird bei grossen oder besonderen Änderungen aktiv von der SL informiert.
  5. Falls klar ist das eine Änderung nötig ist (z.B. im Falle Neuwahlen bei Referaten) macht das Computerreferat diese selbstständig passend.
  6. Falls unklar ist ob überhaupt eine Adresse oder Änderung erforderlich ist warten wir auf eine Anfrage.
  7. Falls eine Änderung unverständlich ist fragen wir den für Mailing Zuständigen der Sitzungsleitung.

Verantwortlichkeitsbereich der Sitzungsleitung im Wiki

Davon werden nach den Wahlen immer die Shared Folder und Aliase aktualisiert.

Verantwortlichkeit bei Mailinglisten

Betreuer

Der oder die zuständigen Betreuer einer Mailingliste werden auf den Personalia Seiten besonders markiert (z.B: mit einem *). Die Betreuer werden im Normalfall als privilegierte Besitzer und Moderatoren vom Computerreferat eingetragen.

Mitglieder

Im Regelfall sind nur die Betreuer dafür verantwortlich die Mitgliederliste zu verwalten. Eine Ausnahme sind Veränderungen auf den Personalia Seite (z.B. durch Wahlen) die das Computerreferat machen muss, natürlich könnt ihr uns das auch abnehmen.

Moderation und Konfiguration

Nur die Betreuer sind für die allgemeine Konfiguration und die Moderation verantwortlich. Ihr dürft nicht:

Diese Änderungen werden nur vom Computerreferat nach Absprache vorgenommen, ansonsten stimmt unser Stand nicht mehr.

=== Übergabe === Der aktuelle Moderator oder die Moderatoren sind für die Mitglieder auf der Liste und die Übergabe an einen Nachfolger verantwortlich. Klappt dies nicht, ist der Computerreferent noch in der Lage die Übergabe zu machen.

Erstellung

Alle Listen müssen immer vom Computerreferenten erstellt werden! Um sicherzustellen, dass das Adressschema eingehalten wird und das Computerreferat privilegierten Zugriff auf die Listen hat. Der genaue Ablauf ist bereits oben dokumentiert.