Bedienungsanleitung

Sollen neue Benutzer auf einen Shared Folder zugreifen können, muss dem Computerreferenten der entsprechende kiz-Login (s_bblabla) und ob der Benutzer auch Ordner erstellen und löschen können soll mitgeteilt werden.

Anleitung am Beispiel des stuve.kontakt@uni-ulm.de shared folders für die Sitzungsleitung.¹

Nachdem ein neuer Ordner in einem Shared Folder hinzugefügt wurde, kann es sein, dass die eigenen Abonnements in Thunderbird aktualisiert werden müssen.

Sollten die Mails in den Shared Foldern in Thunderbird nicht immer automatisch abgerufen werden, sondern nur, wenn man auf die Ordner klickt, hilft wahrscheinlich folgendes: Die Datei user.js im Thunderbird-Profilordner mit folgendem Inhalt erstellen bzw. ergänzen, falls sie schon existiert:

// Beim Programmstart neue Mails von allen Konten abrufen
user_pref("mail.check_all_imap_folders_for_new", true);
user_pref("mail.check_all_pop_folders_for_new", true);

Ordnerverwaltung

Generell kann man sehr leicht Unsinn machen wenn man Ordner in einem shared folder löscht, verschiebt oder umbenennt. Daher vergibt das kiz im allgemeinen diese Berechtigung nicht. Wir haben uns hier jedoch für eine andere Handhabung entschieden. Nutzer die eine kurze Einführung von uns bekommen haben und verstehen, was welche Konsequenzen hat, bekommen diese Berechtigung direkt. Zur Unterscheidung werden in der Darstellung diese Personen mit einem (+) markiert.

Folgendes sollte bei der Ordnerverwaltung beachtet werden:

• Die gesamte Ordner Struktur ist hierarchisch aufgebaut. Der shared folder ist dabei in keiner Weise ggü. anderen Unterordnern hervorgehoben. Das einzige was ihn auszeichnet ist, dass er als Posteingang für die ankommenden Mails verwendet wird. Wer die Berechtigung dazu hat, kann diesen Ordner jedoch auch löschen oder verschieben. Damit verliert die Mail Adresse jedoch ihren Posteingang. Empfangene Mails können dann nicht mehr zugestellt werden. Bitte den obersten Ordner also nicht löschen, verschieben oder umbenennen.
• Das Anlegen von neuen Unterordnern ist relativ unkompliziert. Man kann dabei auch eigentlich nix falsch machen. Neue Ordner sind für die anderen Berechtigten jedoch erst mal nicht sichtbar. Sie müssen erst abonniert werden.
• Auch das Umbenennen von Unterordnern ist relativ unkompliziert, auch hier sollte man die Kollegen auf dem aktuellen Stand halten.

• Das Löschen von Unterordnern aus dem shared folder ist etwas komplizierter. Viele Mailprogramme sehen verschiedene Möglichkeiten für das Löschen vor. Im weiteren bezieht sich die Terminologie auf Mozilla Thunderbird. Eine Möglichkeit ist bspw. das gelöschte Mails/Ordner in den Papierkorb verschoben werden ("in diesen Ordner verschieben: ..."). Das sollte man beim Löschen von Unterordnern im shared folder nicht nutzen. Besser ist die Option "Als gelöscht markieren." oder "Sofort entfernen." Die Einstellung findet sich zur Zeit unten Bearbeiten > Konten Einstellungen > Server Einstellungen > Beim Löschen einer Nachricht: ... .

  • Natürlich kann man diese Einstellung dann immer nur anpassen, wenn man Ordner löschen will und ansonsten mit den ansonsten bevorzugten Einstellung dazu arbeiten.
  • Beachtet man diese nicht, kann das zu folgenden Problemen führen:
    • Die anderen Berechtigten sehen den gelöschten Ordner in einer neuer Ordnerstruktur: "Other Users"/"s_vnachh"/"Trash"/"Ordner" .
    • Wenn das eigenen Quota damit überschritten wurde, kann man unter Umständen keine weiteren Operationen (Verschieben, Löschen) vornehmen
  • Sollte man sich in so einer Lage befinden, muss man sich beim kiz Helpdesk zur Behebung melden.

Mails direkt in einen Unterordner des Shared Folder schicken

Man kann Mails auch direkt in einen Unterodner eines Shared Folder schicken, indem man eine Mailadresse nach folgendem Schema verwendet:

bb+Pfad/zum/Shared/Folder/Unterordner@Mailserver.de

z.B. gibt es im Shared Folder der als Eingang für Mails an die Adresse stuve.kontakt@uni-ulm.de verwendet wird den Ordner aussen. Mit

bb+stuve/kontakt/aussen@uni-ulm.de

kann man also Mails direkt dort ablegen. Den korrekten Pfad, sieht man wenn man einen Shared Folder abonniert hat z.B. leicht in der Baumstruktur im Webinterface oder im Thunderbird. Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten.

ACLs

ACL = Access Control List, welche hier dafür benutzt werden, Nutzern Rechte in den entsprechenden Ordnern zu geben.

Vom kiz soweit standardmäßig vergeben:

• lrswited (normale Nutzer)
• lrswikxtecd (Nutzer, die Ordner bearbeiten dürfen)

Erläuterungen zu den Rechteflags

The currently defined standard rights are (note that the list below doesn't list all commands that use a particular right):

 * l - lookup (mailbox is visible to LIST/LSUB commands, SUBSCRIBE mailbox)
 * r - read (SELECT the mailbox, perform STATUS)
 * s - keep seen/unseen information across sessions (set or clear \SEEN flag via STORE, also set \SEEN during APPEND/COPY/FETCH BODY[...])
 * w - write (set or clear flags other than \SEEN and \DELETED via STORE, also set them during APPEND/COPY)
 * i - insert (perform APPEND, COPY into mailbox)
 * p - post (send mail to submission address for mailbox, not enforced by IMAP4 itself)
 * k - create mailboxes (CREATE new sub-mailboxes in any implementation-defined hierarchy, parent mailbox for the new mailbox name in RENAME)
 * x - delete mailbox (DELETE mailbox, old mailbox name in RENAME)
 * t - delete messages (set or clear \DELETED flag via STORE, set \DELETED flag during APPEND/COPY)
 * e - perform EXPUNGE and expunge as a part of CLOSE
 * a - administer (perform SETACL/DELETEACL/GETACL/LISTRIGHTS)

Quelle: RFC 4314, Dec 2005 (http://tools.ietf.org/html/rfc4314), 2.1

    * l lookup - Permission to see that the mailbox exists.
    * r read - Read permission includes searching and copying mail out of the mailbox
    * s seen - This keeps the "seen" and "recent" flags for the user.
    * w write - This allows the user to change other flags than "seen" and "deleted"
    * i insert - This allows the user to insert messages into the mailbox
    * p post - This allows the user to send mail to the delivery address of the mailbox. Different from the "i" right in that the delivery system inserts trace information into submitted messages.
    * c create - This allows the user to create sub-folders (sub-mailboxes) of the mailbox.
    * d delete - This allows the user to store the "Deleted" flag, expunge and rename or delete the mailbox.
    * a administrate - This allows the user to change the acl on the mailbox.
    * k create mailbox -
    * x delete mailbox -
    * t delete messages -
    * e perform -

Quelle: http://wiki.kolab.org/index.php/IMAP_ACL