Allgemein

Beim Anlegen einer neuen Datei ist immer zu überlegen, welches Dateiformat am geeignetsten für den geplanten Zweck ist. Leitfragen hierbei können sein:

• Was soll das Endergebnis der Arbeit sein? Welche Zwischenschritte, also verschiedene Dateien und Formate, erstelle ich bis dahin?
• Muss dieses Endergebnis nochmal nachträglich verändert werden? (Ist wohl fast immer der Fall.)
• Wer soll alles mit den von mir angelegten Dateien arbeiten können und was genau soll er damit machen? Sollen andere die Daten nur lesen oder sollen sie auch weiterbearbeitet werden?
• Welche Software steht zur Verfügung, um die Dateien zu verarbeiten? Wer hat auf welchen Computern Zugang zu welcher Software?
• Kann ich die Datei auch noch in beispielsweise 3 Jahren öffnen und bearbeiten?

Situation in AStA/StuVe

Im Rahmen der neuen AStA-IT wurde beschlossen, nur noch offene Dateiformate zu benutzen. D.h. Dateien bei der Arbeit im StuVe/AStA-Umfeld müssen in einem sogenannten offenen Format erstellt werden; insbesondere sind in Punkto "Bürosoftware" die OpenDocument-Formate und speziell OpenOfficeorg zu verwenden.

Beispieltext für eine Email um Leute daran zu erinnern:

Hi,

die StuVe hat beschlossen das wir in Zukunft nur noch offene Formate unterstützen und nur noch offene Software installiert bzw. zur Verfügung gestellt wird.

Daher sollen alle Referate ihre alten .doc Dokumente nach und nach in OpenOffice Dokumente konvertieren.

Du hast ein neues Dokument als .doc ins Wiki hoch geladen.

Kannst du es bitte nach OpenOffice konvertieren, hochladen und das .doc löschen ?
Tut mir leid, dass ich dich damit stressen muss, aber wir sind gerade dabei umzustellen. Wir haben zwar noch keine große Rundmail geschickt, aber versuchen eben gerade neu erstelltes gleich zu "richtig" hinzukriegen.


Viele Grüße,
...

Material:

>> >> ich verstehe nicht, warum das schon wieder ods/odt sein muss. Wenn ich
>> >> das zu Hause bearbeiten will müsste ich erstmal n neues office
>> >> installieren. Bitte verwendet doch in Zukunft PDF, oder doc/xls (das
>> >> können wenigstens die meinsten Offices).

Obwohl sich das spezielle Thema eher erledigt hat, will ich noch was
hinzufügen, was vorher gefehlt hat.

== Warum soll man generell kein doc von MS Office verwenden ? ==
Seit mehreren Jahren gibt es Fortbildungen/Infobroschüren von ZENDAS
(siehe http://www.zendas.de), in denen den Mitarbeitern von
Verwaltung/Abteilungen gezeigt wird, das MS Office sehr "offenherzig" ist.

Zum einen enthalten die Dokumente Informationen über deren Herausgabe
man sich normal nicht bewusst ist, zum anderen können in den Dokumenten
vorige Bearbeitungsstände enthalten sein. Also ein Beispiel: Wenn jemand
einen Infobrief für eine Personalsache oder für eine Immatrikulation als
doc verschickt, und er hat davor das gleiche Dokument für einen anderen
Fall verwendet, dann befinden sich die Daten der Vorgänger unter
Umständen noch in der Datei -- wer würde auf sowas kommen.

Hier das was ZENDAS zu MS Office empfiehlt:
http://www.zendas.de/themen/desktop/ms_office/

Es gibt Tools/Tricks um das zu umgehen, aber die betreffen nur alle
bekannten Probleme. Es ist -- soweit ich weiß -- nicht abschliessend
klar, was alles in den Dateien landen kann.
Damit es zu keinen Unfällen kommt, ist es für den Arbeitsalltag dann
besser .doc aus MS Office einfach zu vermeiden.

-> Nicht umsonst gibt Microsoft auf seiner Webseite den Hinweis: "Geben
Sie keine Dokumente im elektronischen Format weiter. Drucken Sie diese
stattdessen aus und achten Sie auf die physische Sicherheit dieser Kopien."

Also sogar der Hersteller rät davon ab doc für mehr als einen einzelnen
Bearbeiter zu verwenden.